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STB Kalender - FAQ

Der STB-Kalender ist eine internetbasierte und netzwerkfähige Lösung zur Verwaltung von Terminen und Aufgaben in der Kanzlei. Er bietet die Möglichkeit, beliebig viele Kalender in der Kanzlei zu verwalten, und hierfür differenzierte Rechte zu vergeben. Die Anbindung von Heimarbeitsplätzen, Außenstellen und die Synchronisation auf Mobilgeräte (iPhone, iPad) ist problemlos möglich. Der Kalender arbeitet ETAX-unabhängig und es können die Termine aus bisherigen Kalenderlösungen (z.B. Lotus Organizer) übernommen werden. Die Termine und Aufgaben werden sicher und verschlüsselt in ein deutsches Rechenzentrum übertragen und sind dort gegen unerlaubten Zugriff geschützt.

Wie kann man für einen Kalender das Darstellen von Erinnerungen an- oder abschalten?
Man macht in der Kalenderliste einen Rechtsklick auf diesen Kalender und wählt den Punkt "Eigenschaften" im Kontextmenü.
Über den Haken bei "Erinnerungen anzeigen" wird gesteuert, ob eine Erinnerung erscheint oder nicht.
Wie kann man das Wochenende ausblenden?
Im Menü "Ansicht" / "nur Werktage" kann man festlegen, dass nur die Werktage dargestellt werden.
Was Werktage sind, ist über "Extras" / "Einstellungen" / "Ansichten" definiert.
Ich möchte eine einfache Möglichkeit zum Aktualisieren der Kalender, z.B. ein Symbol in der Symbolleiste.
Sie können den Kalender immer mittels Strg R aktualisieren.
Über "Ansicht" / "Symbolleiste" / "Symbolleiste anpassen" können Sie sich das Aktualisierungssymbol (Weltkugel) in die Symbolleiste ziehen. Beim Klick auf dieses neu eingerichtete Symbol aktualisiert sich dann auch der Kalender.
Beim manuellen Anlegen eines Termins oder beim Anlegen mittels Kopieren/Einfügen ist der neue Termin nicht sichtbar?
Prüfen Sie, welches der aktuell ausgewählte Kalender ist. Dieser ist derjenige, auf dem in der Kalenderliste der Markierungsbalken steht.
Überprüfen Sie, dass dieser Kalender auch für die Anzeige ausgewählt ist, d.h. dass er in der Kalenderliste einen Haken hat.
Wie kann ich mir einen weiteren, bestehenden Online-Kalender in das Sunbirdprogramm einbinden?
Nehmen Sie einen bereits im Sunbird vorhandenen Online-Kalender, machen Sie auf diesen in der Kalenderliste einen Rechtsklick und wählen Sie dessen Eigenschaften.
Notieren oder kopieren Sie dessen Adresse und schließen dann die Eigenschaften wieder.
Machen Sie einen Rechtsklick in den freien Bereich der Kalenderliste und wählen Sie "Neuer Kalender".
Wählen Sie "Im Netzwerk" und klicken auf "Weiter".
Wählen Sie als Format CalDAV und fügen oder tippen Sie die notierte Adresse ein.
Ersetzen Sie in dieser den Namen am Ende der URL durch den Namen des neuen Kalenderbesitzers.
Prüfen Sie, dass bei Cache kein Haken gesetzt ist und klicken auf "Weiter".
Geben Sie dem neuen Kalender einen passenden Namen, wählen Sie die gewünschte Farbe und entscheiden Sie, ob Erinnerungen angezeigt werden sollen.
Nach dem Klick auf "Weiter" und "Fertigstellen" ist der neue Kalender in der Liste vorhanden.
Man bekommt beim Start von Sunbird eine Meldung dass Sunbird bereits läuft.
Was kann man tun?
Prüfen, dass Sunbird nicht schon gestartet ist.
Wenn Sunbird kurz vorher beendet wurde, dann kurz abwarten bevor man neu startet.
Sunbird-Prozess per Taskmanager beenden.
Was ist zu tun, wenn Mitarbeiter ausscheiden oder neue Mitarbeiter eintreten?
Falls der ausscheidende Mitarbeiter bisher Zugriff auf den Kalender hatte, so informieren Sie uns bitte über das Ausscheiden und wir deaktivieren den entsprechenden Benutzer.
Falls die neuen Mitarbeiter Zugriff auf die Kalender bekommen sollen, so teilen Sie uns das bitte mit und wir kümmern uns um die notwendigen Einrichtungen.
Wie kann man Aufgaben privat machen? Was kann man über "Privatsphäre" steuern?
Für jeden Termin und jede Aufgabe können Sie über die Schaltfläche "Privatsphäre" festlegen, welche Informationen dazu sichtbar sind.
Der Standardwert "Öffentlicher Termin" macht alle Angaben sichtbar.
Bei "Nur Zeit und Datum anzeigen" werden die weiteren Angaben (Titel, Beschreibung usw.) nur dem Besitzer angezeigt; andere sehen nur Datum und Zeit.
Bei "Privater Termin" werden keine Details für andere angezeigt.
Was ist bzgl. Krankheits- und Urlaubsvertretungen zu bedenken?
Hierbei sind primär organisatorische Fragen zu bedenken:
  • Wer vertritt die abwesende Person?
  • Hat die Vertretung ausreichende Rechte für alle nötigen Kalender?
  • Wer kümmert sich um die Termine der abwesenden Person?
Kennt der Kalender die deutschen Feiertage?
Bei der Grundinstallation werden die Feiertage des laufenden Jahres importiert und in den Folgejahren erhalten Sie die notwendigen Daten im Rahmen des Service.
Wie nutzt man Terminarten?
Sunbird hat die Möglichkeit verschiedene Typen von Terminen kalenderübergreifend zu kennzeichnen.
Man kann hierbei beliebige Terminarten definieren und für diese eine Farbe festlegen.
Entsprechend der Terminart wird dann der Termin in der Kalenderfarbe mit einem zusätzlichen Farbrahmen versehen.
Aufgrund der eingeschränkten optischen Unterscheidungsmöglichkeit raten wir von dieser Kennzeichnung eher ab.
Wie kann man Termine als vorläufig kennzeichnen?
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Termins können Sie im Menü über "Einstellungen" / "Status" den gewünschten Status des Termins z.B. auf "vorläufig" setzen.
Dieser Status wird angezeigt, wenn man die Maus über diesen Termin bewegt.
Wie kann man mit dem Kalender eine Urlaubsplanung realisieren?
Hierzu sind mehrere Varianten denkbar:
  1. Jeder Mitarbeiter erfaßt seinen Urlaub in seinem Kalender.
    Nachteil: Um eine Gesamtübersicht zu haben, muss man alle Kalender öffnen und kann dann die Urlaubstermine auch nur schwer von anderen Terminen unterscheiden.

  2. Die Urlaubstermine werden für alle Mitarbeiter im zentralen Kanzleikalender erfasst.
    Nachteil: Man kann dann die Urlaubstermine auch nur schwer von anderen Terminen im zentralen Kalender unterscheiden und eine Unterscheidung zwischen den Mitarbeitern ist nur aufgrund der Beschriftung möglich.

    Zur besseren Unterscheidung von anderen Terminen kann man in diesen beiden Varianten die Urlaubstermine noch einer speziellen Kategorie "Urlaub" zuordnen und diese Kategorie farblich markieren.
    Allerdings ist diese Markierung in der Ansicht "Monat" bzw. "mehrere Wochen" relativ unauffällig.

  3. Die Urlaubstermine werden für alle Mitarbeiter in einem zentralen Kalender erfasst, der nur der Urlaubsverwaltung dient.
    Vorteil:
    Man hat in einem Kalender alles auf einen Blick.
    Eine Unterscheidung zu anderen Terminen ist nicht nötig, da dieser Kalender nur Urlaubstermine enthält.
    Eine Unterscheidung zwischen den einzelnen Mitarbeitern kann man erreichen, indem man der Terminbeschreibung das Kürzel des Mitarbeiters voranstellt.

In allen drei Varianten (und auch bei allen anderen Terminen) ist es möglich, den Termin noch über einen Status zu kennzeichnen.
Mögliche Stati sind "Vorläufig", "Bestätigt" und "Abgebrochen".
Diese Stati werden in der Anzeige visuell unterschieden: blass, normal und durchgestrichen.
Die Vergabe der Stati erfolgt beim Bearbeiten eines Termins über "Einstellungen" / "Status".

Wir empfehlen insbesondere bei vielen Mitarbeitern die dritte Variante.
Welche Internetanbindung ist zu empfehlen?
Welches zusätzliche Transfervolumen entsteht?
Für die Kanzlei ist auf jeden Fall ein Flatrate zu empfehlen.
Bei ständig laufendem Kalender können bereits bei 5-10 Mitarbeiter 10GB/Monat an Transfervolumen anfallen.
Für Mobilgeräte empfiehlt sich eine UMTS-Flatrate.
Welche mobilen Geräte werden unterstützt?
iPhone und iPad ab iOS 4
Warum kann ich keine elektronischen Visitenkarten/Kontakte/vCard von einer Webseite laden?
Laut Apple ist das ein Feature und soll so sein. Das Einlesen von Kontakten aus einem Emailanhang ist möglich.
Warum sind die Umlaute nach der Übernahme der Kontakte in iPhone kaputt.
iPhone unterstützt nur latin1/iso8859-1, aber kein utf8
Kann ich meine Kontakte aus Lotus Organizer ins iPhone übernehmen?
Ja, allerdings nicht mit Bordmitteln.
Die STB unterstützt Sie gerne.
In der Ansicht "Tag", "Woche" oder "mehrere Wochen" sind aufgrund der Terminfülle Details schwer erkennbar. Was kann man tun?
Falls im Moment nicht alle Kalender relevant sind, können Sie sich einzelne Kalender ausblenden, indem Sie den Haken in der Kalenderliste entfernen und ggf. den Kalender dann wieder einblenden.
Weiterhin kann in diesen Ansichten mit Strg + gezoomt werden; mit Strg - wird dann der Zoom wieder zurückgesetzt.
Wie kann man in den Kalendern suchen?
Stellen Sie sicher, dass der Button "Termine suchen" gedrückt ist. Damit ist die Terminliste oberhalb des Kalenders sichtbar.
Stellen Sie sicher, dass in dieser Liste die relevanten Spalten (z.B. Terminbeginn/-ende, Titel usw.) eingeblendet sind.
Falls dieses nicht gegeben ist, nutzen Sie das kleine Tabellensymbol in der rechten oberen Ecke dieser Liste, um die Spalten anzupassen.
Oberhalb der Liste haben Sie eine Auswahlbox für das Zeitfenster der Suche und Anzeige und daneben ein Eingabefeld für den Suchbegriff.
Dieser wird direkt beim Eintippen in allen angehakten Kalendern gesucht und die Liste reduziert sich automatisch auf die Treffer der Suche.
Eine erstellte Aufgabe wird zwar in der Liste der Aufgaben angezeigt,
aber nicht im Kalender, warum?
Über den Menüpunkt "Ansicht" / "Aufgaben" in der Ansicht kann man steuern, ob Aufgaben auch im Kalender gezeigt werden, oder nicht.
Wenn diese Option aktiv ist, so erscheinen die Aufgaben im Kalender mit einem vorangestellten Symbol.
Weiterhin muß bei der Aufgabe der Haken "Fällig" gesetzt sein und es muss eine Fällig-Zeit angegeben sein.
Beim Erfassen eines Termins kann man keine Dauer einstellen,
die von der Standardtermindauer aus den Optionen abweicht. Woran liegt das?
In der Terminerfassung gibt es neben der Anfangs- und Endzeit ein Symbol in Form eines Schlosses.
Ist dieses geschlossen, so hat der Termin immer die Standardlänge. Klicken Sie einfach auf das Schloss-Symbol um dessen Status zu ändern.