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Systemhaus für Steuer- und Wirtschaftsberatungsgesellschaften

Cash-Management 2 - FAQ

Die Überwachung der Bezahlung der Kanzleirechnungen, verbunden mit einer rechtzeitigen Erkennung von Problemen bei den Mandanten, und das Einleiten von Maßnahmen zur Vermeidung von hohen Außenständen mit seinen wirtschaftlichen Folgen, stellt hohe Anforderungen an das Kanzleimanagement. Dieser Problematik nimmt sich das ETAX-Cash-Management an und passt eine rationelle, rechnergestützte Lösung in das vorhandene Anwendungssystem ein.
Das ETAX-Cash-Management verwaltet und überwacht die aus der Rechnungslegung im ETAX-System entstehenden Forderungen der Kanzlei an Mandanten.
Nur mit einem effektiven Mahnwesen und einem funktionierenden Cash-Management lassen sich Forderungen einziehen und Kunden dazu bewegen, ausstehende Forderungen zu begleichen. Im anderen Fall kann der Ausfall von Forderung hohe Verluste bedeuten. Grundvoraussetzung für ein erfolgversprechendes Mahnverfahren ist die eindeutige Festlegung von Zahlungszeitpunkten innerhalb von Verträgen und die rechtzeitige Mahnung bei Zahlungsverzug von säumigen Kunden.

Eine Rechnung wurde doppelt gezahlt. Was tun?
Hierbei sind zwei Varianten der Zahlungen zu unterscheiden.
Erstens, der Mandant hat zweifach überwiesen und zweitens, die Rechnung wurde per Lastschrift eingezogen und der Mandant hat zusätzlich noch überwiesen.
In der ersten Variante bemerkt man dieses in der Zahlungserfassung beim Buchen der zweiten Überweisung.
Aufgrund der ersten Überweisung ist hier die Rechnung schon ausgeglichen.
Man kann nun prüfen und entscheiden, was mit dem überschüssigen Betrag passieren soll.
Entweder er wird zurücküberwiesen oder als Zugang in das Guthaben des Mandanten gebucht, um damit aktuell offene oder zukünftige Rechnungen zu begleichen.

In der zweiten Variante kommt es darauf an, ob zuerst die Lastschrift verbucht wurde oder ob zuerst die Überweisung als Zahlungseingang erfasst wurde.
War die Lastschrift zuerst verbucht worden, so bemerkt man es in der Zahlungserfassung der Überweisung und verfährt dann wie bei Variante 1.
War zuerst die Überweisung gebucht worden, so findet man beim späteren Verbuchen der Lastschrift im Protokoll den Hinweis, dass die betreffende Rechnung schon ausgeglichen wurde.
In beiden Fällen kann man auch bei Bedarf die Zahlung dem Guthaben zuschreiben und dieses dann zum Ausgleich anderer OP nutzen.

Auf jeden Fall sollte der Mandant informiert werden, dass eine Doppelzahlung vorlag und wie man mit dieser verfährt.
An einer Rechnung ist der Ausgleichshaken irrtümlicherweise gesetzt, obwohl sie noch nicht ausgeglichen ist.
(Oder er ist nicht gesetzt, obwohl sie ausgeglichen ist.)
Wie kann man das korrigieren?
  1. Starten Sie die Zahlungserfassung und rufen Sie die betreffende Rechnung durch Eingabe der Rechnungsnummer auf.
  2. Geben Sie als Zahlungsbetrag 0 ein.
  3. Setzen Sie den Ausgleichshaken so, wie er sein soll.
  4. Buchen Sie diese Zahlung über den Buchen-Button.
Wie kann man prüfen, ob eine frühere ETAX-Lastschrift im Cash-Management 2 erfolgreich verbucht wurde?
Gehen Sie in "Auswertung" / "Lastschriften" und scrollen Sie zum Datum der betreffenden Lastschrift.
Für den jeweiligen Tag finden Sie dort die Auflistung aller per Lastschrift gezogenen Rechnungen und die Kennzeichnung, ob die Rechnung ausgeglichen ist.
Ebenso finden Sie dort eine Tagessumme, die man mit der Summe aller Lastschriften des Tages abgleichen kann.
Bitte beachten Sie, dass man immer die Tagessumme aller Lastschriften betrachten muss, denn es kann an einem Tag mehrere Lastschriftläufe im ETAX geben.
Unter "Extras" / "Protokollübersicht" findet man auch die Protokolle "Verbuchen von Lastschriften".
In diesen sieht man detailliert pro Rechnung, ob diese vollständig verbucht wurde. Ebenso sieht man dort auch die Gesamtsumme der Verbuchung.
Was sollte man tun, wenn eine Rate überzahlt wird?
  1. Öffnen Sie die zugehörige Ratenvereinbarung aus "Auswertung" / "Liste aller Ratenvereinbarung".
  2. Erfassen Sie über "Ratenzahlplan" / "nächste Rate zahlen" die Ratenzahlung in Höhe der Rate auf eine oder mehrere Rechnungen dieser Ratenvereinbarung.
  3. Buchen Sie über den Menüpunkt "Erfassen" / "Erfassung von Guthaben" den Rest als Zugang ins Guthaben des Mandanten.
Wie kann man die OP-Liste als PDF auf dem iPad mit Notizen versehen?
Speichern Sie die Liste aus dem Programm als PDF-Datei oder drucken Sie sie über den PDFCreator.
Mit der PDF Expert-App für iOS kann diese PDF-Datei nun auf dem iPad bearbeitet werden.
Wir empfehlen hierzu Stifte z.B. aus unserem Onlineshop.
Für einen Mandanten wird eine Zahlungsübersicht benötigt.
In der Zahlungsliste sind aber auch Fehlerkorrekturen/stornierte Zahlungen enthalten.
Wie kann man diese Übersicht erstellen und die Fehlerkorrekturen ausblenden?
  1. Öffnen Sie den Menüpunkt "Auswertung" / "Zahlungsübersicht".
  2. Wählen Sie die passende Kanzlei, geben Sie die gewünschte Mandantennummer und bei Bedarf den gewünschten Zeitraum ein.
  3. Markieren Sie alle Zahlungstypen außer Fehlerkorrekturen und lassen die Liste erstellen.
Ein Mandant wird ETAX-bedingt über mehrere Mandantennummern geführt.
Einzelne dieser Nummern haben ein Guthaben und es soll eine Rechnung mittels Guthaben teilgezahlt oder ausgeglichen werden.
Zu der Mandantennummer der Rechnung existiert aber kein Guthaben.
Was kann man machen?
  1. Reduzieren Sie alle Guthaben, die zum Rechnungsausgleich verwendet werden sollen, durch eine negative Veränderung um den gewünschten Betrag.
  2. Notieren Sie diese Umbuchung auf einen anderen Mandanten am Guthaben.
  3. Erhöhen Sie bei dem Mandanten, dessen Rechnung ausgeglichen werden soll, das Guthaben um die Summe aller reduzierten Guthaben.
  4. Nutzen Sie dieses neu entstandene Guthaben in der Zahlungserfassung für die betreffende Rechnung.
Ein Mandant wird über mehrere Mandantennummern geführt, um den privaten und gewerblichen Bereich zu trennen.
Warum kann ich keine Ratenvereinbarung erstellen, die Rechnungen beider Mandantennummern umfasst?
Durch das abstrakte Schuldanerkenntnis der Ratenvereinbarung begründet sich ein Rechtsanspruch auf die Forderungen gegenüber dem Schuldner.
Je nachdem, ob die Forderung aber den privaten oder gewerblichen Bereich betrifft, unterscheidet sich dieses.
So berührt eine etwaige Privatinsolvenz genau nicht die Forderungen an den gewerblichen Mandanten und im Fall der Unternehmensinsolvenz sind die Forderungen im privaten Bereich davon nicht betroffen.
Im gerichtlichen Verfahren zum Einklagen einer offenen Forderung wurde vom Gericht entschieden, dass der Mandant nur einen Teilbetrag der Gesamtforderung zahlen muss.
Wie kann man hierbei verfahren?
Die Gerichtsentscheidung begründet eine neue Forderung.
Diese wird über "Alt-Rechnungen erfassen" angelegt und kann dann bei entsprechender Zahlung des Teilbetrags in der Zahlungserfassung ausgeglichen werden.
Die ursprüngliche Forderung wird als Forderungsverlust ausgebucht.
Was ist mit Gutschriften im Cash-Management 2 zu tun?
Gutschriften sind ETAX-Rechnung mit einem negativem Endbetrag.
Gutschriften werden im Cash-Management 2 automatisch als ausgeglichen gekennzeichnet und sind damit nicht in der OP Liste.
Eine manuelle Zahlungsbuchung ist damit nicht nötig.
Der gutgeschriebene Betrag fließt dem Guthaben des Mandanten zu und kann (z.B. für eine Zahlung aus Guthaben) verwendet werden, um andere Rechnungen ganz oder teilweise zu zahlen.
Warum weist eine Rechnung im Cash-Management 2 einen anderen Betrag auf, als die Rechnung im ETAX?
Oder: Warum wird im Übernahmeprotokoll beim Start auf eine Abweichung der Rechnung hingewiesen?
Hintergrund: Es ist im ETAX möglich eine endgültige Rechnung nachträglich zu ändern, wodurch sich oft auch der Rechnungsbetrag ändert.
Im Cash-Management 2 wird diese Rechnung dann als geändert erkannt, da sie dort mit dem ursprünglichen Betrag vorhanden ist.
Um die Rechnung anzupassen, gehen Sie im Cash-Management 2 in "Extras" / "Rechnung korrigieren" und geben dort bei "von" und "bis" die betreffende Rechnungsnummer ein.
Nach dem Klick auf OK wird die Rechnung entsprechend angepasst.
Eine Rechnung kann über den Menüpunkt "Extras" / "Rechnung korrigieren" trotz korrekter Angabe der Rechnungsnummer nicht korrigiert werden und erscheint weiterhin im Protokoll. Warum?
Wenn es sich bei der Rechnung um eine Gutschrift handelt, kann im Cash-Management 2 keine automatische Korrektur erfolgen.
Der Grund dafür liegt darin, dass im Cash-Management 2 Gutschriften automatisch dem Guthaben des Mandanten zufließen.
Nach einer Änderung der Gutschrift müsste nun auch das Guthaben entsprechend geändert werden, aber es ist andererseits auch möglich, dass inzwischen manuelle Änderungen am Guthaben erfolgt sind.
Um mögliche Konflikte zu vermeiden, erfolgt keine automatische Änderung, aber man kann ggf. manuell das Guthaben anpassen.
Wie erfasst man Zahlungen aus Abtretungen von Steuerrückzahlungen?
Nach Eingang der abgetretenen Steuerrückzahlungen werden diese ins Guthaben des Mandanten gebucht und hierbei per Notiz entsprechend kennzeichnet.
Aus diesem dann vorhandenen Guthaben werden die entsprechenden Rechnungen über Zahlungstyp "Zahlung aus Guthaben" beglichen.
Über "Extras" / "Kassen und Konten" kann man auch eine fiktive Zahlungsquelle für solche Zahlungen einrichten.
Ein Mandant hat mehrere Rechnungen in einem Betrag gezahlt bzw. einen großen Betrag gezahlt.
Wie kann man dieses in der Zahlungserfassung effektiv verbuchen?
  1. Starten Sie die Zahlungserfassung und wählen Sie die passende Kanzlei und Bank, den gewünschten Zahlungstyp und das korrekte Zahldatum.
  2. Geben Sie die Mandantennummer ein oder wählen Sie den Mandanten aus.
  3. Öffnen Sie über den Button neben dem Eingabefeld der Rechnungsnummer die Rechnungsliste.
  4. Klicken Sie bei gehaltener Strg-Taste nach und nach die gezahlten Rechnungen an, bis der gezahlte Betrag erreicht oder überschritten ist.
  5. Gehen Sie mit OK zurück zur Zahlungserfassung und geben hier noch den gezahlten Betrag ein.
  6. Nach Klick auf OK bekommen Sie zur Kontrolle die Übersicht der entstehenden Buchungen, die nach OK ausgeführt werden.
Es wurde eine Lastschrift versehentlich falsch verbucht, z.B. mit falschem Zahlungsdatum.
Wie kann das korrigiert werden?
Wenn der Fehler noch am gleichen Tag bemerkt wurde, so gehen Sie in die Zahlungserfassung.
Dort finden Sie im Buchungsstapel auch die fehlerhaften Lastschrift-Zahlungen.
Markieren Sie alle betreffenden Lastschrift-Zahlungen und drücken Entf, um diese zu stornieren.
Wenn der Fehler erst später bemerkt wurde, so rufen Sie nacheinander alle Rechnungen in der Zahlungserfassung auf.
Führen Sie für die betreffenden Lastschrift-Zahlungen jeweils einen Storno über den Zahlungstyp Fehlerkorrektur aus.

Verbuchen Sie in beiden Varianten danach die Lastschrift nochmal korrekt.
Wie kann man Informationen aus einer Auswertung weiterverwenden, z.B. per Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation?
In allen Listen können die gewünschten Daten per Tastatur oder Maus zum Kopieren markiert werden.
Mit Strg-A oder über den Menüpunkt "Bearbeiten" / "alles markieren" wird die komplette Liste markiert.
Über Strg-C bzw. den Menüpunkt "Bearbeiten" / "Kopieren" werden die markierten Daten in die Windows-Zwischenablage kopiert.
In anderen Programmen (wie z.B. OpenOffice Calc) kann man dann die Daten einfügen
(typischerweise mit Strg-V oder "Bearbeiten" / "Einfügen").

Hierzu gibt es unter "Extras" / "Optionen" die Option zum Kopieren der Köpfe.
Ist diese aktiv, so werden die Spaltenköpfe mitkopiert, wenn man die gesamte Tabelle kopiert.
Hiermit ist nach dem Einfügen leicht erkennbar, welche Spalte welche Information enthält.
Wie gibt man effektiv die täglichen Zahlungseingänge ein?
In der Zahlungserfassung bewegt man sich am schnellsten mit Tab und Enter, wobei Tab zum nächsten Eingabefeld bzw. Auswahlbutton springt, während Enter zum nächsten Eingabefeld springt.
Die Auswahl ist jeweils mit der F2-Taste aus dem zugehörigen Eingabefeld aufrufbar.
Die Angaben zur Kanzlei, zum Zahlungsdatum sowie zu Konto/Kasse werden für die nächstfolgende Zahlungserfassung gemerkt und dann vorbelegt.
Eine Übersicht aller Tastaturbefehle finden Sie hier.
Wie kann man effektiv Datumsangaben erfassen?
In der Zahlungserfassung und an verschiedenen anderen Stellen sind Datumseingaben erforderlich.
Neben dem Eintippen des gewünschten Datums können Sie in diesem Eingabefeld auch:
  • mit Cursor hoch/runter das Datum um einen Tag erhöhen bzw. verringern
  • mit Strg Cursor hoch/runter das Datum um eine Woche erhöhen bzw. verringern
  • mit F2 den Kalender aufrufen
Eine Übersicht aller Tastaturbefehle finden Sie hier.
Beim nochmaligen Ausdrucken einer früher erstellten Mahnung stimmen die Proportionen im Druckbild nicht.
Wie kann man die Mahnung korrekt drucken?
Aus der Mahnungsliste können Mahnungen (die in der neuen Version erstellt wurden) durch Klick auf die Büroklammer angezeigt werden.
Sie werden dann typischerweise im Acrobat Reader geöffnet.
Falls aus diesem gedruckt werden soll, ist es wichtig, im Druckdialog die Option "tatsächliche Größe" zu wählen, um einen korrekten Ausdruck zu erhalten.
Wie kann man die OP mitarbeiterbezogen auswerten?
Legen Sie für alle betreffonen Mitarbeiter ein Sammelmandanten wie folgt an:
  1. Gehen Sie in "Extra" / "Sammelmandanten"
  2. Drücken Sie Strg-N zum Anlegen eines neuen Sammelmandanten.
  3. Geben Sie diesem eine Nummer und eine Bezeichnung.
  4. Über "Hinzufügen" können Sie nun die relevanten Mandanten zufügen.
  5. Speichern Sie mit "Ok".
Über "Auswertung" / "Forderungszahlungsanalyse" können Sie den OP-Bestand mitarbeiterbezogen auswerten, indem Sie dort das entsprechende Sammelmandat selektieren.
Ein Mandant wird ETAX-bedingt über mehrere Mandantennummern geführt, z.B. wegen mehrerer Unternehmen, mehrerer V+V Objekte oder zur Trennung des privaten und gewerblichen Bereichs. Wie kann man trotz der verschiedenen Mandantennummern den gesamten OP-Bestand sehen?
Falls Sie den Gesamt-OP-Bestand nur einmalig benötigen, so geben Sie alle relevanten Mandantennummern im Auswahldialog der OP-Liste semikolongetrennt ein. Die OP-Liste zeigt Ihnen dann den Bestand der so selektierten Mandanten.

Falls diese Auswertung häufiger benötigt wird, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Gehen Sie in "Extra" / "Sammelmandanten"
  2. Drücken Sie Strg-N zum Anlegen eines neuen Sammelmandanten.
  3. Geben Sie diesem eine Nummer und eine Bezeichnung.
  4. Über "Hinzufügen" können Sie nun die relevanten Mandanten zufügen.
  5. Speichern Sie mit "Ok".
  6. Über "Auswertung" / "Forderungszahlungsanalyse" können Sie den OP-Bestand auswerten, indem Sie dort das entsprechende Sammelmandat selektieren.
Eine Rechnung wurde gezahlt, ohne dass auf der Überweisung die Rechnungsnummer oder die Mandanten-/Debitorennummer angegeben ist.
Wie kann man die Zahlung der richtigen Rechnung zuordnen?
    Es ist der Name oder Kurzname des Mandanten bekannt.
    Gehen Sie in der Zahlungserfassung auf das Feld "Mandantennummer", drücken Sie Strg-K und suchen Sie durch Eintippen des Namens. "Enter" übernimmt dann den gefundenen Mandanten in die Zahlungserfassung.
    Suchen Sie anhand der Bankverbindung, über die die Zahlung erfolgte, mit den Suchmöglichkeiten im ETAX den zugehörigen Mandanten.
    Öffnen Sie die OP-Liste mit der Auswahloption "keine Formatierung" und sortieren Sie die Liste nach OP-Betrag. Wenn sich hier eindeutig eine offene Rechnung mit passendem Betrag findet, kann auch dieses ein Indiz sein.
Wie kann ich im Tagesstapel der Zahlungserfassung prüfen, ob heute für einen bestimmten Mandanten oder eine bestimmte Rechnung eine Zahlung erfasst wurde?
Klicken Sie in die Liste des Tagesstapels und drücken Sie Strg-F zum Suchen.
Geben Sie Ihren Sucbegriff ein, legen Sie Spalten fest, die durchsucht werden sollen, und klicken Sie auf "Suchen". Die Markierung in der Liste springt zum ersten Treffer. Bei Bedarf klicken Sie nochmals auf "Suchen", falls der erste Treffer noch nicht das Gewünschte ist.